Chega dezembro e a conversa pelos corredores é que o ano passou depressa demais e que num piscar de olhos a decoração natalina já tinha sido desengavetada pelo setor de RH. O ano de 2018 foi intenso em muitos sentidos para muitas pessoas. E agora é hora de fazer os planejamentos estratégicos e colocar na balança todas as realizações. Se, como muitas pessoas, você também acha que poderia ter feito mais, mas os maus hábitos e a procrastinação te atrapalharam, trouxemos hoje uma ferramenta que vai te ajudar a começar 2019 com muito foco para fazer acontecer.
A Matriz de Eisenhower ajuda os procrastinadores de plantão a resolver uma tarefa essencial, que é saber separar as tarefas urgentes das importantes. Sabe aquela sensação de estar sempre apagando incêndios? Pois muito bem, muitas vezes essas tarefas urgentes não são as tarefas mais importantes para a gestão a empresa, mas porque elas não podem deixar de ser realizadas, tomam o tempo da equipe, que deixam de pensar estrategicamente por estarem afogadas na ansiedade do “pra ontem”. Em seu discurso de 1954, o presidente americano Dwight Eisenhower disse em seu discurso: “Eu tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes geralmente não são importantes, e os importantes nunca são urgentes”. A inspiração desse discurso deu origem a um dos princípios mais importantes aplicado pelos especialistas em produtividade. Vamos ver como a matriz funciona:
QUADRANTE 1: Se na sua organização de tarefas, o quadrante número 1 está sempre cheio, pode significar que você é uma pessoa centralizadora e tem problemas com delegação de tarefas ou com a organização do seu tempo. Nesse local ficam aqueles incêndios que temos que apagar ou aqueles pepinos que aparecem pra resolver em cima da hora e que te deixam sem opção: é parar tudo, resolver, pra só depois voltar ao que estava fazendo. Quanto mais frequente é essa situação, mais as coisas que você poderia resolver com antecedência vão acumulando para só se resolverem perto do deadline. Ou seja, aquelas tarefas que poderiam estar somente no quadrante das importantes, passam a ser também urgentes. A solução pra isso é passar a bola pra frente, claro, com responsabilidade, pra que as tarefas sejam alocadas para as pessoas certas na organização, desde que elas também não entrem no mesmo ciclo de apagar incêndio todos os dias.
QUADRANTE 2: O quadrante do pensamento estratégico e do planejamento é o número 2. Aqui estão as tarefas mais importantes para a sua empresa no longo prazo. É muito comum acontecer de esvaziarmos esse quadrante ou deixar que os demais quadrantes tomem todo o nosso tempo... quando vemos, o dia da reunião de planejamento estratégico ou de tomada de decisão bate à porte e temos pouco tempo pra concluir coisas importantes e que merecem a devida atenção e reflexão. A dica aqui é criar uma rotina ao longo das semanas, com algum tempo, não precisa ser muito, para se dedicar a assuntos estratégicos. Exigirá disciplina no começo, mas a longo prazo os ganhos serão grandes. Até mesmo a ansiedade e sensação de frustração vai diminuir ao separar um tempo para focar na inteligência por trás do seu negócio.
QUADRANTE 3: Se você sente que fez muita coisa o dia todo, mas no fim das contas não realizou nada, você é uma pessoa que se localiza majoritariamente no quadrante 3. Aqui entram as tarefas corriqueiras, mas que demandam repostas imediatas, como mensagens e e-mails de clientes. A dica importante aqui é separar horários específicos do dia para responder as pequenas demandas com a finalidade de controlar essas distrações. As demandas desse quadrante são grandes geradoras de frustração pois corroboram a sensação de improdutividade, falta de tempo e organização. É preciso evitá-las trabalhando uma boa gestão de tempo.
QUADRANTE 4: nesse local encontram-se as tarefas destinadas ao entretenimento. Aquela olhada nas redes sociais, um vídeo interessante após o almoço ou mesmo um episódio daquela temporada que está quase acabando. O tempo de descanso é muito importante na rotina de trabalho, ainda mais na transição entre um grande período de foco e outro. Porém, o macaquinho das recompensas rápidas (personagem desse TED muito bom sobre produtividade) está sempre à espreita pra esticar o tempo que destinamos ao lazer dentro da empresa. É importante nos observarmos e buscar entender as causas do tempo muito grande destinados ao lazer. Eles podem esconder uma fuga ou frustração com a realização de outras tarefas, especialmente aquelas dos quadrantes 1 e 3.
Em resumo, é importante usar os quadrantes como norteadores das suas atividades, criando o hábito de se dedicar com frequência às atividades do quadrante 2. Os quadrantes das urgências nunca serão eliminados da nossa rotina, mas podemos achar um equilíbrio no tempo despendido nos dois, por meio da organização da nossa agenda e delegando tarefas. Curtir os momentos destinados ao quadrante 4, porém, buscando com ele o aumento da produtividade e não a fuga de tarefas que nos despertam inseguranças ou frustrações.
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