São muitos os detalhes que permeiam a implantação de um programa de qualidade na indústria de alimentos. A começar pela existência de diversos deles: APPCC, PAC, POP, BPF, PPHO, ISO... cada um com suas particularidades para atender melhor diferentes contextos e segmentos. Em todos esses exemplos, alguns problemas gerais de implantação e manutenção podem ser identificados e é sobre isso que vamos falar nesse artigo. A consultora da Infinite e especialista em controle de qualidade para indústria de alimentos, Nayara Leal, apontou 4 situações que se repetem com frequência nas fábricas de pequeno e médio porte e como elas podem ser contornadas.
1) Dispensar a consultoria depois da implantação do programa
Um dos erros mais comuns acontece quando a empresa tenta autogerir o programa de qualidade após o fim da implantação. O que ocorre é que, mesmo quando o treinamento de gestores e executores é bem feito, há um acúmulo de funções e/ou papeis após a saída do consultor. Não basta saber quais são as medidas a serem tomadas, mas também ter tempo e liderança para manter o padrão das atividades. Durante a implantação, o consultor foi o responsável por treinar, avaliar e cobrar o cumprimento de todos os requisitos do programa. Após a sua saída, esse papel pode ficar em aberto.
O mais indicado, segundo a especialista Nayara Leal, é investir no trabalho constante do consultor em um período de um a dois anos (ou até que o programa de qualidade esteja rodando perfeitamente) e depois, se a empresa não puder manter o consultor na mesma frequência anterior, trabalhar com visitas periódicas (mensais ou bimestrais) para que a sua presença possa manter funcionando as atividades do programa. “Deve-se ter em mente que levamos, às vezes, mais de um ano para implantar o sistema. Se, depois de alguns meses, as atividades deixarem de ser cumpridas, será necessário voltar à estaca zero, gastando todo o tempo e dinheiro novamente.”
2) Trabalho Preventivo e Mudanças na Legislação
Outro papel importante do consultor dentro da indústria é mantê-la atualizada com relação às exigências legais da Anvisa, MAPA e demais órgãos fiscalizadores. Como o consultor trabalha exclusivamente com a gestão da qualidade e responsabilidade técnica, está sempre atualizado com as mudanças na legislação, que tem acontecido com maior frequência, de acordo com Nayara.
“Estando a consultoria dentro da empresa, ela já implanta naturalmente as adaptações necessárias quando há mudanças na legislação, evitando multas e medidas de emergência. A empresa que não conta com o consultor no seu dia a dia muitas vezes trabalha apagando incêndios. Só chamam alguém quando já está muito próximo do fim do prazo de regularização ou pior, por falta de informação ou de organização só faz as mudanças após sofrer alguma sanção. O que acaba sendo mais oneroso e difícil de implantar.”
3) Treinamento do corpo de funcionários
O treinamento dos funcionários é outro desafio enfrentado pelas empresas na implantação de programas de qualidade. As mudanças na rotina de trabalho podem ser encaradas de forma negativa se o consultor não souber abordar a questão com a equipe. Muitas vezes, os funcionários veem as atividades como mais serviço e dor de cabeça. “O consultor nunca pode sobrecarregar o trabalhador ou então o a implantação da nova rotina não vai dar certo.”, explica Nayara.
É preciso mostrar como as condições de trabalho vão melhorar com a implantação do programa de qualidade. Outro argumento é mostrar como a segurança na indústria de alimentos é importante, exemplificando com os produtos que eles mesmos consomem nas suas casas, criando assim a consciência da responsabilidade que cada funcionário tem durante a fabricação.
4) Mau planejamento de prazos e gastos
O mal planejamento de prazos e gastos é um dos pontos mais delicados pois é uma via de mão dupla entre consultoria e indústria e precisa ser trabalhado com confiança e transparência acima de tudo.
Por um lado, o consultor precisa ser realista e saber avaliar a conjuntura de cada empresa, para evitar surpresas, como gastos inesperados no meio da implantação ou adiamento dos prazos, o que pode desmotivar totalmente o cliente a continuar as atividades. “Muitas vezes o consultor vai até a empresa achando que já sabe o que é necessário fazer e quando chega lá, a realidade é totalmente diferente. Tem que haver essa sensibilidade pra enxergar o que vai funcionar e o que não vai naquele local e adaptar as propostas.”, explica. Outra dica é trabalhar com a margem de erro para orçamentos e prazos, já preparando a empresa para lidar com imprevistos, que sempre podem acontecer no meio do percurso. Quanto mais experiência, melhor o consultor lidará com essas adaptações.
Por outro lado, a empresa precisa confiar nas soluções propostas. Muitas vezes, buscando economizar, a indústria opta por fazer suas próprias escolhas em termos de contratação de mão de obra, compra de maquinário e material, saindo do que foi exigido na consultoria. Nesse momento é importante seguir as instruções especializadas para evitar imprevistos, readequações ou até mesmo a reimplantação do programa para contornar erros de execução do projeto. Uma melhor forma de lidar com essa situação é quando empresa e consultor têm uma conversa franca e transparente e chegam juntos a soluções que caibam no bolso e atendam às necessidades do projeto.
A parceria ideal
As grandes indústrias, por contarem com uma equipe interna totalmente dedicada ao controle de qualidade, já superaram esses desafios. Porém, as empresas de menor porte que ainda não possuem essa estrutura têm a alternativa de trabalhar em conjunto com uma consultoria. A contratação do consultor é uma das melhores opções em termos de custo/benefício para as empresas que querem melhorar seus processos de gestão e qualidade. Ela oferece profissionais com alto nível de capacitação sem o custo da montagem de um departamento especializado.
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